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kengo700のナレッジベース

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研究室(機械系)のSlackの紹介

私たちの研究室(機械系)での Slack の利用状況を紹介します。

始めに言っておきますが、研究室の Slack は、ほとんど廃墟と化しています。Slack を布教しようとして失敗した情報はネットで見たことがなく、少ない事例として紹介する意味はあるかと思うので、公開します。

はじめに

私たちの研究室では、2015年4月から Slack の利用を始めました。

説明は必要ないかもしれませんが、Slack とは近年 IT業界で流行しているチャットサービスで、洗練された使いやすいインターフェース豊富な外部サービスとの連携が特徴です。

導入の経緯

Slack を研究室に導入した理由は、意思疎通の効率化、集中しやすい環境の構築により、より研究を進めるためです。

  • 意思疎通の効率化
    • 非同期の打ち合わせの実現
    • ゆるいコミュニケーションが可能
  • 集中しやすい環境の構築
    • 無駄な移動、会話、メールの削減

意思疎通の効率化

研究室の Redmine(詳しくはこちらの記事参照)の管理について他の管理者と相談したいと思ったときに、なかなか予定が合わないということがありました(悪いのは昼夜逆転していた私なんですけどね)。

そこで、いちいち集まらなくても相談できるように、いろいろと方法を検討した(Redmine のチャットプラグインや GitLab の Wall、ChatWork などなど)結果、Slack の利用を始めました。

集中しやすい環境の構築

私たちの研究室は、居室の広さに対して人数が多いことが問題となっています。机の椅子と後ろの棚の間の幅が小さく、人が後ろを通るためには、座っている人が毎回椅子を引く必要がありました。このため、移動のたびに集中が阻害されていました。

また、私たちの研究室はオープンオフィス(仕切りのない環境)であり、下記ページのように生産性が低下することが指摘されています。

そこで、無駄な移動や雑談の騒音を減らして、少しでも集中できる環境を作るために、Slack のテスト運用を開始しました。

研究室の Slack の紹介

利用状況

前述のとおり、研究室の Slack の利用状況は低く、ほぼ廃墟と化しています。

書き込んでいるのは私が所属している研究グループのメンバーのみ。後述の物品借用連絡のために、ぽつぽつ使われる程度です。

正直、少し紹介すれば、後は自然に広がるかと考えていたので、完全に誤算でした。

なぜ布教に失敗したかといえば、「それほど熱心に布教しなかったこと」と「ボトムアップで広めようとしたこと」ではないかと思っています。

一応、Slack の使い方講習会を行ったり、使い方を研究室の Redmine にまとめておいたりはしたんですけどね。

なお、私が所属している研究プロジェクトのメンバーは、進捗共有のために頻繁に Slack に書き込んでいます。研究プロジェクトが共同研究で、メンバーが普段別の建物にいるので、Slack を使うメリットが大きいです。

管理方法

Slack 導入前に Redmine と GitLab の導入を行っており、管理者の仕事を増やしてしまっていたので、Slack のアカウント作成は利用者が行う設定にしています。

「Settings」の「Team Sign Up Mode」の欄に、研究室のメールアドレスの@以下を書き込んでおくことで、研究室のメールアドレスが設定されているメンバーは自分でアカウントを作成することができます。

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共同研究先の人など、研究室のメールアドレスが作られていない場合は、管理者が招待する必要があります。

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他には、卒業した人のアカウントを「Team Members」から「Disabled」にするだけです。

自分でサーバーを立てて管理するような場合に比べて、管理コストが非常に低いですね。

チャンネル

研究室の Slack に作成されている主なチャンネル(Slack のスレッドのこと)は下記のとおりです。

URL を書き込むとページの概要を表示してくれる機能が便利ですね。

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各種工夫

Slack を使う習慣づけをしたり、より使いやすくするために、いろいろと工夫をしています。

Slackbot のねぎらい

「ねむい」「しんどい」など、あらゆるネガティブワードに反応して Slackbot(Slack のアシストシステム)がねぎらってくれます。

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これで、ちょっとだけ頑張れる!

Slackbotのおみくじ

「おみくじ」「うらない」などに反応して、Slackbot がうらなってくれます。

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これがあると、毎日書き込みたくなります。

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Slackbotの名言集

「名言」に反応して、Slackbot が名言を教えてくれます。

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名言だけじゃなくて、名台詞も混ざっていますが。

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IFTTT で「進捗どうですか」

分報用のチャンネルに進捗を書いてもらえるように、一時期 IFTTT(連携サービス)を使って定時に「進捗どうですか」を投稿していました。

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先生やメンバーが「進捗どうですか」と書くと、プレッシャーを感じて Slack を見なくなるかもと思うので、IFTTT にヘイトをかぶってもらう作戦です。

煽っても大丈夫!

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IFTTT で天気予報

IFTTT のレシピを使って雨の予定の時に教えてくれるようにしています。地味に便利。

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物品貸し出し連絡を行うチャンネル

少しでも利用者を増やすため、実験機器などの貸し出しを連絡するチャンネルを作っています。

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以前はメールで連絡していましたが、貸し出し情報はその機器を使う人だけが知れれば良く(プル型情報配信のほうがいい)、またあとに残す必要のない情報(フロー情報)なので、Slack で連絡するほうがいいはずです。

参考資料

おわりに

失敗例だけでは何なので、布教に成功した共同研究先の研究室(情報系)の Slack を、そのうち紹介します。

記事を書きました⇒研究室(情報系)のSlackの紹介 - kengo700のブログ